הובלת משרד
הובלת משרד
הובלת משרד שונה מהובלת דירה הן בשל תכולתו, אשר לרוב נעדר ממנו ציוד כגון בגדים, צעצועים וכד' מאידך מלווה בציוד מחשבי ניירת וריהוט משרדי, והן בשל האופן בו צריך לייעל ולזרז את המעבר וההתאקלמות במשרד החדש וזאת על מנת להפיק את מרב התועלת מתפקודו השוטף ותפוקתו. בשל הצרכים המיוחדים בהובלת משרד, כיום קיימות בשוק חברות הובלות המייעדות את עצמן לתחום הובלת משרדים ומתמחות בו. הובלת משרד דורשת התארגנות מדוקדקת סמוך ככל האפשר ליום המעבר.
חברות הובלה המתמקצעות בתחום יעניקו ייעוץ, הכוונה ופתרונות אריזה, אחסון ומעבר של ציודים מיוחדים. כמו כן, בד"כ יעבדו בשיתוף פעולה מלא עם ההנהלה תוך בניית תוכנית עבודה מפורטת, הכוללת את התייעלות העובדים ושיתופם בהתארגנות למעבר, לוחות זמנים, פירוק ופריסה מחודשת, תוך שיתוף אנשי מחשבים ואנשי מקצוע נוספים ככל שנדרש.
בחירת חברת ההובלות
בדקו עם מספר חברות בעלות ניסיון והתמקצעות בתחום הובלת משרדים , אשר יידעו לייעל, לארגן ולתפקד באופן מהיר ואפקטיבי ביותר ובמציאת פתרונות ורעיונות מתאימים להעברת המשרד באופן היעיל ביותר.
בקשו להיפגש עם נציגי החברות על מנת להתרשם ולהעלות סוגיות הקשורות בצרכים הספציפיים למשרדכם.
העברת משרד שונה במהותה מהעברת דירה, שכן בהעברת דירה לרוב הקונספט הכללי דומה, ואילו בהעברת משרד הצרכים משתנים בהתאם לסוג המשרד, הציוד בו וחשיבותו. על כן, פגישה עם בעלי החברה ו/או נציגיה הכרחית וחשובה.
פגישה עם חברת ההובלות
בשלב הראשוני, חשוב להיפגש עם בעלי החברה ולהצטייד בכמה שיותר פרטים טכניים הקשורים במעבר. כך למשל היעד ממנו עוברים והיעד אליו עוברים – ככל שמדובר במשרדים בתוך העיר או מחוצה לה והמרחק בין היעדים. כמו כן, נגישות למבנים הן בהעמסה והן בפריקה יסייעו לחברת ההובלות לאתר פתרונות יעילים ככל שנדרש, כמובן, שגודל המשרד וכמות העובדים בו הינם פרמטר חשוב בהתייעלות ובהכנות לקראת המעבר. בנוסף עדכנו באשר לסוג התכולה וסדר העדיפות באריזה ובפריקה – כך למשל ציוד הנדרש להמשך עבודתם השוטפת של הפקידים במשרד ועד ל'רגע האחרון' והתחלת עבודה מהירה עם היכנסות למשרד החדש לצורך שימוש בו ועד להתאקלמות הסופית, יסייעו לחברת ההובלות ומארגניה להתארגן בהתאם. חדדו בפני חברת ההובלה את הצרכים הספציפיים למשרד ובכלל זה הדגישו בפניהם סדרי העדיפויות בעת המעבר וההתארגנות לו. בדקו תאריכים ושעות הובלה וכן, כמות העובדים אותם מספקת החברה.
לאחר שדנתם בפרטי התארגנות וההעברה, סכמו אותם בנקודות בע"פ ובכתב, על מנת שהדברים יהיו ברורים לשני הצדדים. עכשיו בקשו הצעת מחיר.
הצעת מחיר להובלה
בשלב הראשוני, חשוב להיפגש עם בעלי החברה ולהצטייד בכמה שיותר פרטים טכניים הקשורים במעבר. כך למשל היעד ממנו עוברים והיעד אליו עוברים – ככל שמדובר במשרדים בתוך העיר או מחוצה לה והמרחק בין היעדים. כמו כן, נגישות למבנים הן בהעמסה והן בפריקה יסייעו לחברת ההובלות לאתר פתרונות יעילים ככל שנדרש, כמובן, שגודל המשרד וכמות העובדים בו הינם פרמטר חשוב בהתייעלות ובהכנות לקראת המעבר. בנוסף עדכנו באשר לסוג התכולה וסדר העדיפות באריזה ובפריקה – כך למשל ציוד הנדרש להמשך עבודתם השוטפת של הפקידים במשרד ועד ל'רגע האחרון' והתחלת עבודה מהירה עם היכנסות למשרד החדש לצורך שימוש בו ועד להתאקלמות הסופית, יסייעו לחברת ההובלות ומארגניה להתארגן בהתאם. חדדו בפני חברת ההובלה את הצרכים הספציפיים למשרד ובכלל זה הדגישו בפניהם סדרי העדיפויות בעת המעבר וההתארגנות לו. בדקו תאריכים ושעות הובלה וכן, כמות העובדים אותם מספקת החברה.
לאחר שדנתם בפרטי התארגנות וההעברה, סכמו אותם בנקודות בע"פ ובכתב, על מנת שהדברים יהיו ברורים לשני הצדדים. עכשיו בקשו הצעת מחיר.
סיכום הובלה
לאחר פגישה עם נציגי החברות וקבלת הצעות המחיר, ולאחר שהחלטתם על חברת הובלה שתבצע עבורכם את ההעברה, חשוב לסכם את נושא ההובלה בכתב, ובצורה מסודרת. יש לוודא כי כל הפרטים כלולים בהסכם, כך למשל, תאריך ושעת הגעה מס' משאיות ומובילים, יעד מוצא והגעה, תכולת המשרד (מפורטת), וודאו כי כל מה שסיכמתם בפגישתכם כלול בהסכם ואל תהססו להוסיף ולערוך שינויים בתיאום עם חברת ההובלה. כמובן ודאו כי הסכום שסוכם מופיע בהסכם, וכן אופן תשלום והנפקת חשבונית.
ורגע לפני המעבר וההובלה…
שתפו את העובדים בהחלטה ובתהליך, גייסו אותם להתארגנות המשותפת והרימו כוסית להצלחה בהתחלה החדשה!